(Blog) ใช้กระดาษแผ่นเดียวในการสร้างคุณภาพการทำงาน

พี่ตุ่นได้เข้าอบรมหลักสูตรพัฒนาตนเองด้วยงบประมาณรายบุคคล 3500 บาท และได้สรุปสาระสำคัญเอาไปใช้ในการจัดรายการวิทยุ FM103 Mhz. รายการ The KKU life long Learning for all และเห็นว่าเรื่องนี้เป็นประโยชน์ต่อคนทำงานอย่างพวกเราๆ ค่ะ จึงอยากแบ่งปันการคว้าผลลัพธ์ที่ดีกว่าด้วยการสรุปข้อมูลที่สำคัญในกระดาษแผ่นเดียว

วันนี้ค่ะ พี่ตุ่นมีเรื่องที่คนหมู่มากจะได้ได้นำไปใช้ประโยชน์ค่ะ นั่นก็คือ การคว้าผลลัพธ์ที่ดีกว่าด้วยการสรุปข้อมูลที่สำคัญในกระดาษแผ่นเดียว พี่ตุ่นได้เรื่องราวนี้มาแบ่งปันจากการเข้าอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่องสรุปข้อมูลทุกอย่างด้วยกระดาษแผ่นเดียว ซึ่งจัดโดยสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยีไทยญี่ปุ่น เป็นหลักสูตรการอบรมที่ดีมากๆ นะคะ เพราะเป็นเรื่องใกล้ตัวที่คนทำงานทุกคนสามารถใช้กระดาษแผ่นเดียวในการสร้างคุณภาพการทำงานได้ เพื่อนร่วมชั้นการอบรมอย่างคุณเลม่อน (น้องม่อน) ที่เข้าอบรมยังบอกเลย ดีมากๆ เลยมี๊ 

ดีแบบนี้เป็นประโยชน์แบบนี้พี่ตุ่นก็รีบเลยค่ะนำมาแบ่งปันเพื่อให้ผู้สนใจนำไปประยุกต์ใช้ในเรื่องการนำเสนอผลงาน การสรุปโครงการ การจดรายการการประชุม การทำโปสเตอร์ การโฆษณา การรายงานผล มาค่ะตามพี่ตุ่นมาฟังกัน

หลักสูตรสรุปข้อมูลทุกอย่างด้วยกระดาษแผ่นเดียวนี้มี คุณเกสรา วลัญช์เดช ที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคลากรในองค์กรผู้เชี่ยวชาญ ด้านการพัฒนาบุคลิกภาพและการสื่อสาร เป็นวิทยากรค่ะ วิทยากรเก่งมากเลยค่ะ ท่านแนะนำให้อ่านหนังสือเกี่ยวกับการสรุปข้อมูลแบบหน้าเดียวหลายเล่ม เช่น เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า วิธีทำงานให้ได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ความลับที่รู้กันเฉพาะในหมู่พนักงานโตโยต้า! ผู้เขียน Suguru Asada (อะซะดะ ซุงุรุ) อีกเล่มคือ Master of One Page Summary เปลี่ยนยากเป็นง่าย ด้วยการคิดบนกระดาษ 1 ใบ ที่คนญี่ปุ่นใช้ และมีอีกหลายเล่มนะคะ ท่านผู้ฟังลองฟังว่าดูนะคะเรื่องนี้มี content อะไรบ้างหากสนใจติดตามรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากหนังสือดังกล่าวจากห้องสมุดหรือร้านขายหนังสือได้

การสรุปข้อมูลในกระดาษแผ่นเดียว บางทีจะเรียกว่า One Sheet หรือ Paper Talk ค่ะ เป็นการนำสิ่งที่เกี่ยวข้องมาไว้ในกระดาษ 1 แผ่น ไม่เกิน 1 กระดาษ A4 (ซึ่งมักใช้การวางกระดาษแนวนอน) หรือ Presentation 1 แผ่น หรือโปสเตอร์นำเสนอ 1 แผ่น ให้กระดาษแผ่นนั้นพูดแทนเราทำให้เห็นภาพรวมของข้อมูล เห็นความเชื่อมโยงในประเด็นที่สำคัญ ช่วยลดเวลาในการพิจารณาข้อมูลในการตัดสินใจ พี่ตุ่นสรุปว่าผู้นำเสนอต้องผ่านกระบวนการ 3 กระบวนการค่ะ คือ
1. กระบวนการจัดการข้อมูล วิเคราะห์และทำความเข้าใจ
2.การเลือกเครื่องมือมาช่วยในการสื่อสารเพื่อให้ข้อมูลที่สำคัญนั้นเกิดภาพรวมภายในกระดาษแผ่นเดียว
3. ทำการสื่อสารกับเป้าหมาย
วิทยากรยกคำพูดของไอสไตน์ ที่กล่าวว่า “ถ้าคุณอธิบายให้คนอื่นเข้าใจไม่ได้ แสดงว่าคุณยังเก่งไม่พอในเรื่องนั้นๆ” ฉะนั้นกระบวนการแรกในการสื่อสารคือการจัดการข้อมูล หรือ Data Management คือ ผู้จัดทำต้องรู้ว่าเรื่องอะไรที่เน้น หรือ Focus และจากประเด็นหลักนั้น มีประเด็นอะไรที่จะสนับสนุนหรือเกี่ยวข้องกับเรื่องที่เป็นประเด็นหลัก (Flow the point) กระบวนการที่ 2 ต่อมาคือ จะนำเสนออย่างไรที่ผู้รับสารหรือกลุ่มเป้าหมายจะเข้าใจทันทีไม่เกิน 3 วินาที หากจะใช้รูปภาพหรือ Icon มาใช้อธิบายเนื้อหาจะใช้รูปอะไร นอกจากเตรียมข้อมูลแล้ว การเตรียมภาพก็สำคัญ และจั่วหัวด้วยภาษาที่ง่าย บางทีอาจจะเรียกว่าสโลแกน (Easy Capture) นำเสนอด้วยความสั้น กระชับ นำไปสู่การทวนข้อมูลของผู้รับสาร เพื่อการจดจำระยะยาว


ในขั้นตอนของกระบวนการนี้วิทยากรแนะนำเครื่องมือพัฒนาการทำ One sheet ค่ะ ได้แก่
1. Visual Napkin การสื่อสารด้วยภาพวาดอย่างง่าย ชวนฟัง ชวนคิด ผ่านรูปวาดบนกระดาษ
2. Photo story การใช้รูปเล่าเรื่อง ภาพสื่อใจ…ไขเรื่องเล่าสร้างความรู้สึก
3. ใช้เทคนิค Flam Killer มาช่วยให้การหา Keyword ที่สำคัญ แบ่งกรอบสร้างช่องแล้วใส่ไอเดีย ในการสื่อสาร ซึ่งจะมีแบบ Flame 4, 8, 16, 32 ช่องที่ให้ผู้นำเสนอใส่ Keyword ที่เกี่ยวข้องลงไป เลือกมาจุดเด่นที่สุดมา 3 คำ มาใช้ในการกำหนดเป็นสโลแกน คำว่าสโลแกนนี้ จะกำหนดได้ต้องรู้จักกลุ่มเป้าหหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ มั่นใจได้ว่าจะเลือก Keyword มาทำสโลแกนที่จับใจคนรับสารได้อย่างแน่นอน


4. Logic 3 จะคล้าย Flam Killer คิดแบบตรรกะผ่าน 3 คำถาม เชื่อมโยงเหตุผล 3 เรื่องจาก คำสำคัญที่ใส่เข้าไปใน Flam 4, 8, 16, 32 ช่อง คำที่เลือกมา 3 คำต้องตอบคำถาม What-คืออะไร why-ทำไม่ต้อง และ how-ต้องอย่างไรในเรื่องนั้น จะช่วยไขข้อสงสัย ให้ผู้รับฟัง และทำถ่ายทอดเป็นขั้นตอนมีเหตุผลได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น นอกจากนั้นยังสามารถนำมาประยกุต์ใช้กับ to do list หรืองานที่ต้องทำในแต่ละวันได้
5. Project Template เป็นการนำเสนอสาระสำคัญกับเรื่องที่ต้องการ Focus เลือกใช้ที่จับใจ ตรงกับเนื้อหา ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย และอธิบายเรื่องที่เกี่ยวข้องที่ต้องคิดแบบตรรกะ 3 คำถาม-Whay Why how ด้วย Mind Map, Cluster Map, Flow Chart และ Time Line ใช้สีเน้นคำสำคัญ สีน้ำเงินแทนสิ่งที่นำเสนอเชิงบวก สีแดงเชิงลบ แต่บางครั้งสีแดงก็ใช้แทนเรื่องเชิงบวกได้ในกรณีเรื่องนั้นสูงเกินกว่าสิ่งที่คาดการณ์ เช่น ผลประกอบการไตรมาส 3 ที่สูงเกินเป้าหมายมากๆ เป็นสัญลักษณ์ที่ให้ผู้ดูข้อมูลรู้ว่าเป็นจุดที่พิจารณา สีในแผนภูมิใช้สีน้ำเงินหรือแดง กับลักษณะของข้อมูลเด่น ส่วนข้อมูลรองให้สีเทาหรือสีเดียวแต่ไล่โทนสีความอ่อนแก่ ไม่ควรใช้สีรุ้ง บางการนำเสนอสีเขียว เหลือง แดง ใช้กับกระบวนงานที่สำเร็จ อยู่ระหว่างดำเนินการต้องควบคุมกำกับติดตาม และต้องดูแลเป็นพิเศษ เหมือนไฟจราจร


สิ่งที่ได้รับจากการฝึกทำการสรุปทุกอย่างในกระดาษหน้าเดียว ทำให้ประหยัดเวลาในการนำเสนอ ลดเวลาในการประชุม ไม่เยิ่นเย้อ ผู้จัดทำจะเกิดทักษะหลายด้านด้วยกันเลยค่ะ ได้แก่
1.ทักษะการคิดเชิงระบบและเชิงสร้างสรรค์
2. ทักษะการสรุปสาระส าคัญ (ใจความหลัก-รอง)
3. ทักษะการออกแบบและวางแผนข้อมูลอย่างมีระบบ
4. ทักษะการคิดเป็นภาพและสื่อสารด้วยภาพอย่างง่าย
5. ทักษะการผลิตไอเดียใหม่ๆ ผ่านการตั้งคำถาม
6. ทักษะการเขียนและการใช้คำที่ทรงพลังโดนใจ
7. ทักษะการจดบันทึกในที่ประชุมและโอกาสต่างๆ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการเรียน การทำงาน การใช้ชีวิตประจำวันได้

พี่ตุ่นก็หวังว่าความรู้ที่พี่ตุ่นถอดบทเรียนจากการอบรมแล้วนำมา Share คงจะเป็นประโยชน์ต่อท่านเพื่อนๆ พี่ๆน้องๆคนทำงานบ้างไม่มากก็น้อยนะคะ

ขอบคุณภาพประกอบทั้ง 3 ภาพ  จากเพจ Blockdit  https://www.blockdit.com/posts/60d2c1daf5f5800c70400ca2

Siriporn Tiwasing

Writer & Blogger

บทความที่น่าสนใจ​

สํานักหอสมุด มหาวิทยาลัยขอนแก่น

สร้างโดย :