จาก Google ประกาศนโยบายการจำกัดพื้นที่การให้บริการ Google Workspace จากแบบ Unlimited เมือปี 2566 และมีผลบังคับใช้ในวันที่ 30 เมษายน 2567 มหาวิทยาลัยขอนแก่นจำเป็นต้องปรับลดพื้นที่การจัดเก็บข้อมูลของ KKU Google Workspace สำหรับประชากรชาว มข. ให้ใช้ได้เพียง 100 GB สำหรับบุคลากร และ 50 GB สำหรับนักศึกษาและผู้ใช้งานตลอดชีพ (ศิษย์เก่าและผู้เกษียณ) เราต้องบริหารจัดการตัวเองอย่างไรเพื่อไม่ให้เกินโค้วต้าและไม่ให้เกิดเหตุการณ์ที่ทุกคนต้องเข้าสู่ Mode Read-only หมายถึง ทุกคนจะ save/write/upload เข้าใน Google Drive ไม่ได้อีกต่อไป
ขั้นตอนแรกสำรวจก่อนว่าพื้นทีการใช้งานใน Google Drive ของเราเกิน 100 GB หรือไม่ ดังนี้
สำรวจแล้ว Google Workspace แล้ว พื้นที่เกิน 100 GB เราต้องมาดำเนินการ 5 ส (สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย) กับไฟล์ต่างๆ ใน Google Workspace อ้างอิงข้อมูลจาก อ.ดร. กิตติ์ เธียรธโนปจัย ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายดิจิทัล (https://www.facebook.com/kitty.in.th/posts/pfbid0dKxtArthiX9s5BeK5FvH2ERpeeT2c1DvWnsei4FuNrAB32XtMfdYz31BxMFBwBxal ) ให้แนวคิดในการจัดการไฟล์ดังนี้
เมื่อเราจัดระเบียบไฟล์ของเราแล้วเข้าสู่ขั้นตอนการโอนย้าย หากเลือกการโอนย้ายไฟล์ไปเก็บไว้ที่ KKU Storage (https://storage.kku.ac.th/) ศึกษาการโอนย้ายจากคลิปวิดิโอของศูนย์นวัตกรรมการเรียนการสอน มหาวิทยาลัยขอนแก่น ที่
https://www.facebook.com/LTICKKU/videos/375555048412544 หรือ
https://www.facebook.com/LTICKKU/posts/pfbid02Tm4oEeYZQ68xVwxAHEyuyVP5ZnYFYy5iCbaxotr6LeJo5hR12jiTryAX3Ehze3JJl
หลังจากที่ดำเนินการโอนย้านไฟล์เรียบร้อยแล้ว ต้องตั้งสติเพราะชีวิตของการทำงานของเราต่อจากนี้จะต้องฝึกทักษะการบริการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูล (Storage) ให้เป็นระบบเพราะมันคือทักษะ digital literacy ที่เราต้องมี